Off-site meeting

Uma pesquisa realizada em 100 países, ouvindo 44mil executivos, identificou que quase 60% dos brasileiros trabalham fora do escritório pelo menos dois dias e meio na semana. O país está em segundo lugar em um grupo de outros catorze que aborda a prática de flexibilidade em relação ao espaço de trabalho.

Mas onde as pessoas estão trabalhando em grupo, fora do escritório?

O Viveiro tem o espaço perfeito pra você organizar um off site meeting pra sua equipe!

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ue tal realizar uma reunião fora do escritório? Não, nós não estamos propondo levar todos os colaboradores para fora da empresa e realizar um happy hour! Apesar de oferecer um clima menos formal e poder render boas memórias, o off-site meeting se propõe a muito mais que isso. É uma pausa naquela rotina estressante de reuniões convencionais que , em geral, sofrem com diversas interrupções, em um ambiente corporativo (o mesmo de sempre).

O off-site meeting é uma proposta para inovar e despertar a criatividade. sair do ambiente convencional já é positivo. Ir pra um lugar bacana, em que a estrutura de conversa é mais horizontal e o espaço é inspirador, melhor ainda.

Off-site meeting também é uma chance de conhecer melhor os colaboradores. Quando se leva o time pra um espaço com características de living office, que é mais descontraído, as pessoas se sentem mais à vontade pra se colocar, ficam mais desinibidas, sugerem mais e criam novos laços, fortalecendo o espírito de equipe. Além de uma ótima estratégia para inovação, tem também uma função de team building.

Enfim, existem inúmeros benefícios de realizar uma reunião fora do escritório e em espaços diferentes dos padrões tradicionais do mundo corporativo. A gente lista aqui alguns deles:

Reduzir o estresse e evitar interferências

Fugir da atmosfera corporativa, onde há sempre muitas pendências e interrupções (como telefonemas, clientes aguardando, e-mails a serem enviados, secretárias com recados) pode aliviar os colaboradores de certa pressão. Em um espaço neutro onde eles não precisam se concentrar em mil tarefas ao mesmo tempo, o resultado da reunião pode fluir muito melhor, já que a equipe conseguirá manter plena atenção no assunto em pauta.

Mais horizontalidade e criatividade

Em uma reunião convencional, a quatro paredes, onde o chefe senta na ponta da mesa, o clima de hierarquização pode ser forte e inibir o posicionamento de alguns profissionais. Mas em um off-site meeting, em que a equipe será obrigada a se organizar de outra forma, adaptando-se, por exemplo, a uma mesa de café, a informalidade pode ser bem-vinda.

Sem lugares fixos, chefe e  estagiários são colocados na mesma situação, o que pode ser um empurrãozinho para que as pessoas se sintam mais livres e convidadas a emitir opiniões e oferecer insights sem medo, possibilitando o surgimento de novas ideias.

Aumentar a produtividade e fugir da rotina

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Acomodadas em um escritório, no mesmo lugar de sempre, as pessoas  podem ficar tão presas a sua própria rotina que se acomodam e se desestimulam. As ideias acabam se padronizando e as tarefas a serem cumpridas se tornam exaustivas. Mas ao deixar ao quebrar a convencionalidade, as pessoas podem ganhar ânimo e motivação. Tudo muda! Um dia de trabalho em um lugar diferente, de vez em quando, melhora a interação entre as pessoas do time, cria conexões e diminui as distâncias. Ou seja, aumenta a empatia no grupo.

Cafés, bares, restaurantes, parques e coworkings são espaços ótimos para um off-site meeting. Dependendo do encontro, a própria decoração ou propósito do local pode servir de inspiração para uma boa discussão. Imagine por exemplo uma reunião onde se precisa criar uma estratégia de marketing para uma marca de café? Nada mais conveniente do que uma cafeteria para que os a imaginação ganhe asas.

Em algumas ocasiões, um espaço onde a equipe possa realizar um detox de tecnologia também pode ser interessante. Um ambiente simples, onde o colaborador possa estar em contato com a natureza ou sentir a cidade, costuma reavivar estratégias descomplicadas para a resolução de problemas.

Mas se a demanda for manter a tecnologia e ao mesmo tempo usufruir de um ambiente mais convidativo que uma baia de escritório,  um espaço mais lúdico como o de alguns coworkings pode ser uma boa opção.

Viveiro, unidade Wizard
Viveiro, unidade Wizard

Independente do lugar escolhido (há empresas que realizam off-site meetings em uma cozinha, onde os funcionários preparam a própria refeição) é preciso organizar e planejar com antecedência essa saída do escritório para que a prática seja eficiente. É importante saber qual o orçamento disponível para o encontro, definir e divulgar a pauta para evitar distrações e buscar um meio eficiente de locomoção ou um local de fácil acesso para todos.

Dia Nacional Fora Do Escritório

O off-site meeting já é tão disseminado  em alguns países, que no dia 7 de março de 2013, Portugal promoveu o “Dia Mundial fora do escritório”. 85% das empresas aderiram a proposta. Um total de 8,6mil trabalhadores escolheram a data para trabalhar em cafés, museus e praças. Portugal decidiu entrar na onda do movimento conhecido lá fora como Out of Office Day porque, entre os países membros da OCDE (Organização de Cooperação e Desenvolvimento Econômico), é o lugar onde se trabalha mais horas por dia (nove em média), mas sem reflexos na produtividade.

Fonte: Regus
Fonte: Regus

E a sua empresa já tentou uma forma alternativa de realizar reuniões? Conta pra gente e vem conhecer as unidades do Viveiro. A gente te ajuda a organizar o off-site meeting num lugar especial e com com gente super bacana!

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